メールの誤送信は組織の問題！？

リサ:「そうなのよ。彼女は取引先にまで機密情報が見られちゃったかもしれないって、すごく自分を責めてるの。」

アマンダ:「それは辛いわね。でも、リサ、伝えてあげてほしいの。彼女が悪いんじゃないって。誰でもミスはするし、彼女一人の責任じゃないわ。実は、こういった誤送信は個人の問題に見えて、組織全体の問題でもあるのよ。」

リサ:「組織全体の問題？どういうこと？」

アマンダ:「例えば、メールシステムに確認のプロセスを追加しておけば、BCCとCCの間違いも防げるかもしれないでしょ？また、メール送信前に、送信先や内容を自動的にチェックするツールを導入することも有効よ。特に、機密情報が含まれている場合や、多くの宛先が含まれる場合には、再確認を促すアラートを表示する仕組みを取り入れるといいわね。」

リサ:「それなら、ミスを防ぎやすくなるわね。」

アマンダ:「もちろん、従業員一人ひとりがしっかりと意識してメールを送ることも大事。従業員の意識向上のために、定期的なセキュリティ教育を行うことも重要よ。例えば、メール送信時の注意点や、誤送信を防ぐためのベストプラクティスを学ぶ機会を設けることが有効ね。組織として、誤送信が個人のミスとして片付けられないよう、システムと教育の両面から対策を講じることが大切なの。」