以下は、ファイル送信時のセキュリティチェックリストです。
社内外へのファイル送付時にうっかりミスや情報漏えいを防ぐために、事前に確認しておくべきポイントを整理しました。
| No | カテゴリ | 項目 | チェック | 説明 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 宛先確認 | ファイルの送付先が正しいか確認したか？ | 送信ミスによる情報漏えいを防ぐため、宛先は慎重に確認する。 | |
| 2 | ファイル内容 | ファイル内に不要な情報が含まれていないか確認したか？ | 内部メモや別シートなど、意図しない情報が含まれていないか確認する。 | |
| 3 | ファイル形式 | 送信相手にとって適切なファイル形式になっているか？ | 相手が開けないファイル形式や、編集可能な形式でないかを確認する。 | |
| 4 | ファイル名 | ファイル名は分かりやすく、内容が一目で分かるものか？ | 「資料.pdf」などではなく、「2024_売上報告書_○○社向け.pdf」など分かりやすい名前にする。 | |
| 5 | 送信方法 | セキュアな方法でファイルを送信しているか？ | メール添付ではなく、必要に応じてクラウドストレージやファイル転送サービスを使う。 | |
| 6 | リンク共有 | 共有リンクのアクセス権限を適切に設定しているか？ | 「誰でもアクセス可」ではなく、「特定の相手のみ」に限定されているか確認する。 | |
| 7 | パスワード管理 | パスワード付きファイルの場合、パスワードは別経路で送信しているか？ | パスワードとファイルを同じメールで送ると、保護の意味がなくなる。 | |
| 8 | 最終確認 | ファイル送信後に、相手に確認の連絡をしているか？ | 届いていない、開けないといったトラブルを未然に防ぐ。 |
まとめ
ファイルを送るときは「送れた」で終わりではなく、「中身に問題ない？」「本当に届いた？」という視点が大切です。
このチェックリストで一呼吸おいて、確実・安全な送信を習慣にしましょう！
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