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ジョージは大事なメールを送った後に、「あれ？本当に正しい宛先に送った？」と急に不安になったことがある。以前、同じ名前の別の人に送ってしまい、大慌てした経験があるため、アマンダに誤送信を防ぐ方法を聞いてみることにした。
ジョージとアマンダの会話
ジョージ:
「アマンダ、俺、この前メールを送った後に宛先を間違えたかもって不安になって…。なんとか問題にはならなかったけど、もう二度とあんな思いをしたくないんだ。」
アマンダ:
「メールの誤送信は誰にでも起こりうるわね。でも、送る前にちょっとした確認をすれば防げるのよ。今日は、誤送信を防ぐ5つのポイントを教えるわ！」
1. 宛先をしっかり確認する
アマンダ:
「一番多いのが宛先の間違いよ。特にメールの自動補完機能が原因で、似た名前の別の人に送ってしまうことがあるの。」
ジョージ:
「確かに、会社の◯◯さんと取引先の◯◯さんを間違えたことがある…。」
アマンダ:
「だから、送信ボタンを押す前に、宛先をもう一度チェックする習慣をつけることが大事ね！」
2. メールの内容に機密情報が含まれていないか確認する
アマンダ:
「もしメールに機密情報が入っている場合、万が一誤送信したときのリスクが大きくなるの。だから、そもそもメールで送るべき情報かどうかを考えることが大切よ。」
ジョージ:
「例えば、どんな情報に注意すべき？」
アマンダ:
「顧客の個人情報、契約書、パスワードなどね。これらはメールに添付せず、クラウドストレージを使ってリンク共有する方が安全よ。」
3. CCとBCCを間違えない
アマンダ:
「CCとBCCの違いをちゃんと意識してる？」
ジョージ:
「えーと、CCは複数人に送るとき、BCCは…あれ？どう違うんだっけ？」
アマンダ:
「BCCを使うと、受信者同士が互いのメールアドレスを見えないようにできるの。たとえば、多くの取引先に一斉送信するときにCCを使うと、全員のアドレスが見えてしまうわ。」
ジョージ:
「うわ、それはマズいな…。次からBCCを使うようにするよ！」
4. 添付ファイルを確認する
アマンダ:
「間違ったファイルを送ってしまうのも、よくある誤送信の一つよ。」
ジョージ:
「確かに、添付したつもりが、違うファイルを選んでいたことがあったな…。」
アマンダ:
「だから、送信前にもう一度、正しいファイルかどうか、機密情報が含まれていないかを確認するのが大事よ。」
5. 送信前に「下書き保存」で最終チェックする
アマンダ:
「最後に、一度『送信』ボタンを押す前に、下書き保存して内容を見直すのもおすすめよ。」
ジョージ:
「でも、急いでいると、ついそのまま送っちゃうんだよね…。」
アマンダ:
「わかるわ。でも、1分でもいいから落ち着いて読み直すことで、誤字脱字や宛先ミスに気付けることが多いの。」
ジョージ:
「なるほど…。これからは、送る前に1分だけ確認する時間を作るよ！」
まとめ：メールを送る前にチェックすべき5つのポイント
- 宛先をしっかり確認する（自動補完機能のミスに注意）
- メールの内容に機密情報が含まれていないか確認する（クラウド共有を活用する）
- CCとBCCを間違えない（BCCで受信者同士のアドレスを隠す）
- 添付ファイルを正しく選ぶ（誤ったファイル送信を防ぐ）
- 送信前に一度下書き保存して最終チェックする（1分の見直しでミスを防ぐ）
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